La transformation digitale nécessite la mise à jour ou le renouvellement des modifications des processus et des systèmes informatiques. Chose qu’il est plus difficile de faire dans le secteur public que dans le secteur privé. Cela pour plusieurs raisons, dont celle liée au maintien d’une continuité stratégique même lorsque les administrations politiques changent.
La digitalisation du secteur public est pourtant un des enjeux phares de la digitalisation sur le continent. Les usagers sont impatients et s’attendent à une intégration de la technologie au sein de l’administration. Une attente qui s’articule très souvent autour de la dématérialisation des process, des documents, des données et des échanges, afin de faciliter les relations entre les eux (usagers) et l’administration. Il souhaite une e-administration. L’Administration électronique ou E-Administration désigne l’utilisation des technologies de l’information et de la communication par les administrations publiques visant à rendre les services publics plus accessibles à leurs usagers et à améliorer leur fonctionnement interne.
Dans un contexte socio-économique en plein changement, les TIC sont devenues, plus que jamais, les leviers proclamés d’une transformation profonde du fonctionnement des services de l’Etat. La digitalisation du secteur public doit être plus qu’une simple évolution technologique. Elle doit apporter plus de transparence et simplifier la relation avec les opérateurs économiques et autres parties prenantes. Autant de bons points qui amènent à creuser plus loin et comprendre les enjeux liés à la digitalisation de ce secteur.
Simplifier les démarches administratives grâce à la dématérialisation
Selon Philippe VRIGNAUD, Directeur de projet chez Direction interministérielle du numérique et du SI de l’Etat (DINSIC), “La dématérialisation au sens large (concernant bien entendu la numérisation des documents mais aussi et surtout la relation usager ou les processus métier) doit aller vers une simplification de la vie de l’usager et plus d’efficience pour l’Etat”.
Que ce soit pour un marché public ou un simple document administratif destiné à un usager, la dématérialisation doit faciliter le partage et permettre de gagner du temps. Au niveau de l’administration en lui même un des enjeux serait de rendre les documents plus collaboratifs et accessibles.
La simplification des démarches administratives est donc un des enjeux que peut régler la dématérialisation, que ce soit dans le cadre des marchés publics ou d’un simple document administratif destiné à un usager, la dématérialisation facilite le partage.
Rendre les documents collaboratifs et réduire le temps de recherche d’informations
Autre enjeu de la E-administration, c’est la possibilité de rendre les documents plus collaboratifs pour les différentes démembrements de l’administration. En effet, la E-administration devrait permettre aux administrés de disposer de leurs documents administratifs même en cas de changement de localisation ou de perte accidentelle. La procédure serait plus rapide grâce à une plus grande transversalité entre les administrations notamment en mettant en place des architectures permettant une collaboration inter-services.
Une manière de répondre aux attentes des administrés pour des communications omnicanales, mobiles, quasi instantanées, procurer une expérience utilisateur (aussi bien pour les agents que pour les administrés) et garantir une conformité à un contexte légal et réglementaire toujours plus strict notamment en termes de confiance numérique. Des processus qui permettrait à l’administration de réduire la complexité des procédures mais aussi les délais de réponse.
Au Sénégal, l’ADIE a déjà pensé à ces solutions pour l’Etat avec la mise en place d’un portail collaboratif nommé CPS (Collaborative Portal Server) basé sur les logiciels libres, et qui offre un outil de productivité et d’efficacité pour tous les pouvoirs publics. Un espace collaboratif qui devra faciliter le partage des données.
Réduire les coûts de l’administration
La digitalisation du secteur public permettrait d’abaisser les coûts de l’administration, grâce déjà à une utilisation moindre du papier. La numérisation fait évoluer l’administration vers une dimension de plateforme, sur laquelle les citoyens et les services publics interagissent. On utiliserait ainsi moins de papier pour le plus grand bonheur des écologistes mais aussi aussi de l’Etat. Certes, le retour sur investissement de la E-administration peut s’avérer difficilement quantifiable. Mais cela ne devrait pas entraver la marche vers la dématérialisation car, cette transformation en plus de collecter des données en nombre et à les exploiter pour offrir de nouveaux services aux utilisateurs.
La e-administration est désormais plus qu’un concept, il s’agit d’une réalité pour les Etats. Il existe d’ailleurs des classements internationaux d’e-administration parmi lesquels l’indice de développement de l’administration en ligne qui, présente l’état de développement des États membres des Nations Unies.
Pour que les nouvelles technologies conduisent à plus d’efficacité, il est nécessaire que le changement ne soit pas que technologique. Ce changement doit également inclure une dimension organisationnelle, mais aussi humaine pour une grande transparence dans l’utilisation des TICS aussi bien par les populations que par les services publics de même que les entreprises.
